Facturatie voor kortetermijnverhuur: Factur-X, LMNP en verplichte vermeldingen

Het uitreiken van een factuur voor seizoensverhuur of een conforme kwitantie is een regelmatige vraag van professionele reizigers (werknemers op zakenreis, consultants, projectopdrachten). Tussen de verplichte wettelijke vermeldingen, de regels rond het LMNP-/LMP-statuut en de geleidelijke komst van het elektronische formaat Factur-X, twijfelen veel hosts en conciërgediensten over welke documenten ze moeten aanleveren.

Deze gids zet de geldende regelgeving, de verplichte vermeldingen in Frankrijk en de tools om het opstellen van je verblijfsfacturen foutloos te automatiseren volledig op een rij.

Factuur of kwitantie: wie moet wat uitreiken?

Volgens het Franse recht hangt het onderscheid af van de juridische status van de verhuurder:

• Particulier niet ingeschreven in het RCS (LMNP onder forfaitair of werkelijk regime zonder handelsstatuut): Je valt niet onder het Wetboek van Koophandel. Je geeft strikt genomen geen commerciële factuur met btw uit, maar een verblijfsattest, een kwitantie voor seizoenshuur of een logiesnota.
• Exploitatiemaatschappij of professionele verhuurder (LMP, conciërgedienst SAS/SARL): Je moet verplicht een correct opgestelde factuur uitreiken, in overeenstemming met de bepalingen van het Algemeen Belastingwetboek.
• Boekingen via platforms (Airbnb, Booking.com): De platforms innen de betaling van de reiziger en geven een transactiebon uit voor de overnachting en hun servicecommissie. Als de reiziger een factuur met btw vraagt voor diensten ter plaatse (schoonmaak, waarborg, extra’s), dan moet de beheerder of conciërgedienst die opstellen.

De verplichte vermeldingen op een factuur voor kortetermijnverhuur

Elke factuur of kwitantie voor vakantieverhuur moet bevatten:

1. Identificatie van de verhuurder: Naam, voornaam (of bedrijfsnaam), fysiek adres, SIRET-nummer (afgegeven bij de aangifte van start van de activiteit P0i / INPI).
2. Gegevens van de huurder: Naam en voornaam van de hoofdgast.
3. Data en adres van het verblijf: Exact adres van de gehuurde woning, aankomstdatum en vertrekdatum, aantal nachten.
4. Financiële details: Totale prijs excl. btw en incl. btw van de nachten, bedrag van de geïnde toeristenbelasting en eventuele schoonmaakkosten.
5. Wettelijke btw-vermelding: Als je onder de btw-vrijstelling valt, voeg dan verplicht de formule toe: « TVA non applicable - article 293 B du CGI ».

De overgang naar Factur-X en elektronische facturatie

De Frans-Duitse standaard Factur-X (hybride factuur die een voor mensen leesbare PDF combineert met een gestructureerd XML-bestand voor boekhoudsoftware) wordt de Europese referentiestandaard. Voor conciërgediensten en exploitanten die btw-plichtig zijn, moeten B2B-stromen compatibel zijn met dit formaat om rechtstreeks te kunnen communiceren met partnerplatformen voor elektronische facturatie (PDP).

Om het je gasten makkelijker te maken en tijd te besparen, centraliseer je je ontvangstprocessen: een digitaal welkomstboekje laat de reiziger toe om zijn facturatiegegevens al bij het inchecken in te vullen, waardoor administratieve heen-en-weerberichten verminderen.

FAQ

Kan een particuliere LMNP-host een factuur opstellen?

Een particuliere LMNP-host stelt een nota of verblijfskwitantie op met zijn SIRET-nummer. Als de reiziger expliciet om het woord « factuur » vraagt, mag je die titel gebruiken op voorwaarde dat je de wettelijke vrijstellingsvermelding toevoegt: « TVA non applicable - art. 293 B du CGI ».

Hoe factureer je extra verkopen en extra’s?

Wanneer je extra’s verkoopt (ontbijt, late check-out, gourmetmanden) via je digitale welkomstboekje gekoppeld aan Stripe, ontvangt de reiziger onmiddellijk een betalingsbewijs per e-mail met het detail van de dienst.

Hoe krijg ik een SIRET-nummer voor mijn vakantieverhuur?

Het verkrijgen van een SIRET is verplicht voor elke activiteit van gemeubileerde verhuur in Frankrijk. Dit gebeurt gratis online via het unieke loket van de INPI binnen 15 dagen na de eerste verhuur van het pand.